永輝報價系統QIS教育訓練SOP
QIS Training SOP
為學員準備QIS帳號及 報價單模板
首先請IT幫忙受訓同仁，在QIS開立帳號，以方便實地操作。
身為講師，最好能準備一份客製化的範本報告，其中包含特別適合學員會使用到的報價單。
然後請學員參考以下每個流程的手冊。
As a teacher ,please prepare a customized template report with processes specially suitable for Trainee.
Then ask trainee to refer below each process’s manual.
Template-Canada-FDA-RA-Services_marked_all-1.pdf
請學員參考QIS Operation Manual網頁
我先寫出SOP的操作手冊放在網頁上, 再用notebooklm產生的影片檔，語音檔，心智圖啊，報告檔,，來檢核一下自己手寫的S O P操作手冊需要修改的地方, 再回去改SOP操作手冊, 這樣來回五次左右。
未來SOP的操作手冊放在網頁上如有修改，也需要再用notebooklm驗證。
未來同仁可以自己把生硬的SOP操作手冊網頁內容，notebooklm滙入後,去產生影片檔，語音檔，心智圖啊，報告檔, 讓同仁自己學習. 然後討論我所寫的15個問題。然後用我自己notebooklm 產生的測驗題, 學習卡 作考試。
Please click below linking page
QIS Operation Manual
How to Acces QIS?
JobAndCharge >> Click Main Service item
JobAndCharge >> Click Sub Service item
JobAndCharge >> Click Sub Service item>> New Charge
JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Description-Main (Appendix)
JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Description-Sub List
JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Item Note List
JobAndCharge >> ItemEdit >>Text Find / Replace
JobAndCharge >>Display>>Required Or Display
JobAndCharge>> Item Batch Process
Footer>>CNS (Reference and Information)
請學員使用ＮotebookLm 研讀QIS Opertaion Manual
https://www.evershinecpa.com/quotation-information-system-qis-training-materials-ct
https://www.evershinecpa.com/qis-manual-descriptions
產生 影片摘要 ＋ 語音摘要 ＋ 心智圖 ＋ 報告
用下述QIS 問答，講師與學員討論
如何用 Click telescope Image 參改同一個服務項目中，過去所有專案中的文字描述？
公司登記或國際稅報價單，主業務項目只有一個 或二個, 報價中完整版會重覆的加總(Subtotal +Total), 如何去除？
為什麼給客戶的報價單要分為Simple Version and Complete Version兩種版本?
為什麼 簡單版本 (Simple Version) 中的 Simple-by Frequency Format，需要維護FreequencyNote?
QIS訓練成果考試-使用ＮotebookLm 學習卡＋測驗
講師用ＮotebookLm 裡的 學習卡＋測驗，檢驗成果。
QIS 問答 Dale Chen 2025/10/25
如何進入 QIS？
永輝報價系統（QIS）被設計為一個強大的知識累積系統 (knowledge-accumulated system)，旨在將專業的法規知識模組化，以高效地完成報價作業。要存取 QIS，您需要經過特定的授權和登入程序：
進入 QIS 的步驟
步驟一：請求授權 (Authorization Request)
首先，您需要向永輝的資訊技術（IT）部門提出請求：
提出請求： 透過「IT Request Form」提出。
目的： 授予您的電子郵件信箱存取 QIS 的權限。
步驟二：執行登入程序 (Login Procedure)
獲得授權後，請遵循以下網址和步驟進入系統：
進入網址： 瀏覽 https://www.evershinecpa.com/contact-us-trad。
點擊： 選擇 >> AISLogin。
驗證： 進行 Dual Indent y Verification (雙重身份驗證)。
存取系統： 點擊 >> QIS。
結果： 成功進入後，您將會看到 QIS 的菜單 (QIS Manu)。
成功進入後，您就到達了永輝 QIS 的核心畫面 KQ-D 報價單。
系統權限與介面概述
當您成功取得密碼並登入 QIS 後，系統將根據您的權限顯示不同的菜單：
個別被授權人： 只能看到特定專案報價單的資料。
完全授權使用者 (Full Authorized User)： 將會在左側看到所有菜單 (Manu)。
一般使用者 (General Users)： 通常無法看到所有菜單。
在 QIS 內，授權管理分為幾種身份：
Admin 管理員身份： 可以查看全部資料。
CityAdmin 城市管理員： 可以查看該城市內全部資料。
一般使用者 (General Users):通常只可以看到授權資料。
如何找到相似的專案 拷貝耒用？
永輝報價系統（QIS）的核心設計是作為一個強大的知識累積系統 (knowledge-accumulated system)，其目標是讓過去所有的努力和實務經驗，都能被現在和未來的客戶所利用。
因此，複製相似的專案作為範本 是系統中用來顯著節省約 95% 報價時間的最主要機制。
您有兩種主要方式可以找到相似的專案並將其資料複製來使用：
方法一：複製整個專案作為範本 (最快、最有效)
這是將一個完整的報價單作為新專案基礎的最快方式。
- 尋找相似專案
您需要透過 QIS 菜單進入 「KQ-C 所有客戶報價單」 功能。在這個介面中，您可以透過以下方法尋找相似的目標報價單：
- 排序： 您可以依據國別 (County)、城市 (City) 或其他排序方法對報價單進行排序。
- 關鍵字搜尋： 您可以使用關鍵字 (keywords)來搜尋，以找出您需要的目標報價單。
- 複製專案
找到目標報價單後，您可以執行以下簡單步驟：
- 點擊該專案旁邊的 Copy。
- 系統將會產生一個新的報價單專案，此專案即可作為您草擬新報價單的範本。
透過複製舊有相似情境的報價專案作為參考，可以讓您在不到 0.5 小時內完成一份報價單。
方法二：批次複製特定服務項目內容
如果您的新專案只需要引用或批次套用另一個專案中的特定服務項目內容（例如其服務描述或備註），您應使用 「JobAndCharge >> Item Batch Process」 功能。
步驟 1：選擇來源專案與項目
- 進入報價單核心畫面 (KQ-D 報價單)。
- 導航至 JobAndCharge >> Item Batch Process 功能。
- 使用 ” >>Source Quotation ” 功能，並點擊放大鏡影像。
- 選擇另一個已選定且存在的專案（來源報價單）。
- 在來源專案顯示的所有服務項目中，在您想要複製的服務項目中標記「V」。
步驟 2：選擇複製內容並儲存
接下來，您需要選擇要複製的內容類型：
- Copy Job ItemNote (複製作業項目備註)。
- Copy Job Description (複製作業描述)。
- Copy Job Description And Replace Charge Items (複製作業描述並取代收費項目)。
- Replace Charge Items (取代收費項目)。
- 最後，點選 “Save Selected Items” 即可完成批次複製。
此功能特別有用，因為永輝的子服務項目中內嵌了豐富的法規細節，包括政府法規 (government reticulations)、相關程序 (procedures relevant) 和所需文件 (required documents)。
透過批次複製，這些專業的法規遵循內容可以便於相互複製 (convenient for mutually being copied)。
複製後的強制安全步驟
無論您是複製整個報價單（方法一）還是批次複製內容（方法二），都存在一個嚴重的風險：將其他客戶的資訊遺留在您的報價單中。
因此，複製完成後，您必須使用以下功能確保資料安全：
操作： 找到後，將這些敏感或舊的客戶資料取代，以確保報價單的內容是正確且安全的。
總結： QIS 的專案複製機制，就像是在一個跨國法規遵循的積木組合包 中工作。複製整個專案（透過 KQ-C）就像直接影印一本完整的、已驗證的範本手冊，然後只修改幾個客戶名稱和價格，以節省 95% 的撰寫時間
功能路徑： JobAndCharge >> ItemEdit >> Text Find / Replace。
目的： 此功能可協助您尋找「敏感字詞」。
如何檢查這份中沒有遺漏別公司的名字和資訊？
這是一個非常關鍵且嚴重的問題。永輝報價系統（QIS）雖然透過複製相似的專案作為範本可以顯著節省約 95% 的報價時間，但同時也帶來了將其他客戶的資訊遺留在您的報價單中的嚴重風險。
為了確保報價單的內容是正確且安全的，QIS 系統提供了專門的「文字尋找/取代」功能來強制使用者檢查和清除這些敏感資料。
檢查遺漏資訊的強制安全步驟
無論您是複製整個報價單（透過 KQ-C）還是批次複製服務項目中的資料（透過 JobAndCharge >> Item Batch Process），您都必須使用以下功能：
1. 功能路徑： 導航至報價單核心畫面（KQ-D 報價單）中的： JobAndCharge >> ItemEdit >> Text Find / Replace。
2. 功能目的： 此功能專門設計來協助您 尋找「敏感字詞」。
3. 執行操作： 找到這些敏感或舊的客戶資料（例如舊的公司名稱、舊的專案細節、或其他客戶的聯絡資訊）後，您必須將其取代 (Replace)，以確保報價單不會洩露任何其他客戶的機密資訊。
這個步驟是複製專案後的關鍵步驟，目的就是避免將其他客戶的資訊遺留在新的報價單文件中，造成嚴重後果。
如何用客戶的聯絡資料，來確認這家公司以前是否有報價過？
要確認一家公司以前是否在永輝報價系統（QIS）中報價過，您需要利用系統中儲存的歷史客戶資料和強大的搜尋機制。QIS 是一個 強大的知識累積系統 (knowledge-accumulated system)，過去所有的報價專案及其詳細資訊都儲存在資料庫中供未來參考。
以下是使用客戶的聯絡資料來檢查歷史報價專案的主要方法：
1. 透過「所有客戶報價單 (KQ-C)」進行關鍵字搜尋
這是最主要且直接的方式，用於查找過去的報價紀錄：
• 進入功能介面： 您需要透過 QIS 菜單進入 「KQ-C 所有客戶報價單」 功能。
• 使用聯絡資料作為關鍵字 (Keywords)： 在此介面中，您可以利用關鍵字 (keywords) 來進行搜尋，以找出您需要的目標報價單。 ◦ 由於報價單的 客戶聯絡資訊 (Header>>CustomerContact) 模組中會儲存關鍵欄位，因此您應使用以下資訊進行檢索：
公司名稱 (CompanyTitle)； 聯絡人姓名 (ContactPerson)；電子郵件 (Email)。
• 其他篩選條件： 您也可以結合其他條件進行排序或篩選，例如依據 國別 (Country) 或 城市 (City) 對報價單進行排序，以縮小搜尋範圍。
如果透過關鍵字搜尋找到目標報價單，您可以點擊該報價單的編號 (QuotationNO) 開啟它，或點擊 Copy 來產生一個新的報價單專案作為範本。
2. 透過「客戶聯絡資訊」功能進行引用驗證
在建立新的報價單 (KQ-D 報價單) 時，「Header>>CustomerContact」 功能模組本身提供了引用（Search）其他報價單的功能，這可以用來確認並帶入舊客戶的聯絡資料。
－功能路徑： 進入報價單核心畫面，導航至 Header>>CustomerContact。
－執行引用： 點擊 Search 〔引用其它報價單〕。
◦ 此功能旨在 尋找 (Search) 並 自動 填入匹配的第 1 筆聯絡資料，並將其合併 (Build) 儲存。
◦ 雖然主要目的是將舊資料帶入新報價單，但在執行「Search」步驟時，系統即是利用資料庫中的客戶聯絡資料進行查詢，間接實現了確認該客戶歷史報價的目的。
此外，QIS 菜單中也存在 「KQ-CL 報價單連絡資料列表」 功能，該列表很可能包含了所有歷史報價單的聯絡資料彙總，可用於進行更全面的客戶資料確認。
如何將台幣報價變成美元報價？或若反過來？
您的問題是關於永輝報價系統（QIS）中，如何將報價單的幣別從新台幣轉換成美元，或反過來轉換。
根據來源資料，QIS 提供了專門的 高效取代與替換功能 來處理這個需求，這個功能被設計來應對客戶在詢價時常要求更改幣別或語言的需求，藉此大大地節省報價時間。
轉換幣別的操作步驟
要進行幣別轉換並自動換算價格，您需要使用報價單核心畫面中的特定功能群組：
- 進入功能介面： 在報價單核心畫面（KQ-D 報價單）中，導航至 Header>>Replace 功能群組。
- 執行幣別轉換： 在 Header>>Replace 下，使用 Change Currency + convert Price 功能。
價格自動換算的機制
此功能的主要特點是它不僅更改了幣別欄位，還會自動替換和換算價格：
- 更改幣別欄位： 此功能可以更改幣別欄位，例如從美金改成台幣。
- 價格自動替換： 在更改的同時，系統會自動替換前一次使用選擇的數據以及所有價格。
- 換算細節： 系統會執行自動換算。舉例來說，如果美金計價的報價單的匯率是 30 比 1 時，當您將幣別改成台幣 30 時，系統會自動把小數點後數值也一併修改。
總結
Header>>Replace 功能群組，特別是 Change Currency + convert Price，就像是報價單的「萬用遙控器」。傳統上，您需要手動逐一修改報價單上的每個價格，但透過這個功能，您可以一鍵按下「貨幣轉換」按鈕，系統就會立即且精確地調整整份報價單的價格結構和顯示幣別，讓您無需重新草擬，大幅加快服務交付的速度。
請注意，如果您同時需要更改語言版本（例如從中文轉換成英文），您也可以在同一個 Header>>Replace 群組下使用 Change Language 功能。
如何將中文版的報價變成英文版？或反過來？
您的問題是如何在永輝報價系統（QIS）中，將報價單的語言版本從中文切換到英文，或反過來切換。
QIS 系統提供了專門的 高效取代與替換功能 來處理這個需求，目的是應對客戶在詢價時常要求更改語言的需求，藉此 大大地節省報價時間。
轉換報價單語言的操作步驟
要進行語言轉換，您需要使用報價單核心畫面中的特定功能群組：
1. 進入功能介面： 在報價單核心畫面（KQ-D 報價單）中，導航至 Header>>Replace 功能群組。
2. 執行語言轉換： 在 Header>>Replace 下，使用 Change Language 功能。
語言切換機制與特色
• 功能作用： 此功能可以更改標題文字的語言。
• 語言支援： QIS 系統可以依照實際使用的服務項目（系統支援 4 種語言），直接切換語言。
• 參考舊專案： 您也可以根據選擇某個以前的報價單來修改本次報價單的展示語言。
• 欄位決定： 在報價單的 Header>>Basic 功能中，Language 欄位將會決定 Label 的顯示語言。
重要的注意事項：PDF 格式設。
當您進行語言轉換時，務必注意 PDF 格式設定，以避免列印出亂碼：
• 亂碼問題： 如果報價單內容有中英併列，且 PDF 格式採用預設英文，可能會出現亂碼。
• 解決方法： 此時就需要將 PdfFormat 改設成中文。
總結來說，透過 Header>>Replace 中的 Change Language 功能，您可以快速將報價單從中文版轉換為英文版，反之亦然，極大地提高了報價效率。
如何用 Click telescope Image 參改同一個服務項目中，過去所有專案中的文字描述？
您的問題觸及了永輝報價系統（QIS）作為知識累積系統 (knowledge-accumulated system) 的核心機制——即如何利用歷史經驗來撰寫新的報價單內容。
在 QIS 中，「Click Telescope Image」（望遠鏡圖像）是一個無所不在的功能，旨在幫助使用者引用 (refer) 過去相似專案的內容並將其複製 (copy) 應用到新的報價單中。
以下說明如何利用此機制來參考並使用同一個服務項目中，過去所有專案的文字描述：
1. 「望遠鏡圖像」的功能與目標
「望遠鏡圖像」在 QIS 系統中幾乎處處可見。它的主要作用是：
• 引用過去的經驗： 允許使用者參考 (refer) 過去相似情境報價專案的內容。
• 直接複製： 您可以找到想要的內容，然後直接將其複製 (directly copy them) 到您希望放置的位置。
• 累積知識： 此功能讓過去報價專案的內容得以被永輝同事重複利用 (reused)，這正是 QIS 被稱為知識累積系統的原因。
2. 存取和引用服務項目描述的步驟
您想要參考的「服務項目中的文字描述」通常指的是主服務項目（Main Service item）或子服務項目 (Sub Service item) 的描述。
這些描述是 QIS 法規知識的核心儲存庫，內嵌了政府法規 (government reticulations)、相關程序 (procedures relevant) 和所需文件 (required documents) 等法規遵循細節。
要透過「望遠鏡圖像」來引用這些內容，您應在編輯模式下執行操作：
步驟一：進入服務項目編輯介面
您需要進入報價單核心畫面（KQ-D 報價單）的 JobAndCharge 群組，並選擇您要編輯的服務項目：
• 編輯主服務項目內容： 導航至 JobAndCharge >> Click Main Service item。
• 編輯子服務項目內容： 導航至 JobAndCharge >> Click Sub Service item。
步驟二：利用「望遠鏡圖像」參考過去內容
當您處於上述編輯畫面時，通常在描述欄位或相關內容欄位旁邊，您會看到「望遠鏡圖像」。
點擊它，系統將：
-. 調閱相似專案： 根據您目前編輯的服務項目，系統會調閱過去所有相似專案中，該服務項目（或子服務項目）的歷史描述內容。
-. 執行複製： 讓您選擇並複製最符合當前需求的標準化描述（例如，關於特定國家的稅務遵循程序）。
– 專門用於「相互複製」的批次功能
除了在個別服務項目旁邊點擊「望遠鏡圖像」外，QIS 也提供了專門用於批次編輯和相互複製 (convenient for mutually being copied) 描述文字的功能：
• 編輯所有子服務項目的描述清單：
◦ 功能路徑： JobAndCharge >> ItemEdit >> All Job Description-Sub List。
◦ 目的： 此功能可編輯所有子作業服務項目的描述，使其便於相互複製。
• 編輯所有備註項目清單：
◦ 功能路徑： JobAndCharge >> ItemEdit >> All Job Item Note List。
◦ 目的： 此功能可編輯所有「備註」作業服務項目的描述，方便相互複製。
簡而言之，「望遠鏡圖像」知識累積資料庫的鑰匙。它將過去專案中已經標準化、包含法規細節的描述內容，快速地帶到您正在編輯的新報價單中，實現約 95% 的報價時間節省。
為何在QIS中增加新服務項目需要很謹慎？
在永輝報價系統（QIS）中，增加新的服務項目需要非常謹慎，因為這涉及 QIS 作為知識累積系統 (knowledge-accumulated system) 的核心架構、跨國法規遵循的深度，以及系統對服務內容標準化的嚴格要求。
以下是必須謹慎的主要原因，以及系統實施的嚴格管控機制：
- 核心原因：服務項目是法規知識的儲存庫
QIS 最大的價值在於將永輝在 20 多個國家、50 多個主要城市 累積的專業實務經驗轉化為標準化、可重複利用的知識模組。因此，系統對主服務項目及其子服務項目的建立實行了嚴格的管控 (Striclty controll creation)。
增加新的服務項目並非僅是簡單地命名一個新服務，而是需要研究和標準化以下高度專業化的內容：
- 政府法規 (government reticulations)：服務項目必須內嵌該服務在特定國家必須遵循的具體法規依據。
- 相關程序 (procedures relevant)：必須記載為遵循該法規而必須執行的所有程序步驟。
- 所需文件 (required documents)：必須列出客戶需要準備或提供的必要文件清單。
如果需要建立一個全新的服務項目，這意味著需要研究新的政府法規、新的程序、以及新的所需文件，這是一個耗費大量時間和專業知識的過程，因此需要謹慎處理。
- 效率考量：避免破壞標準化流程
QIS 存在的目標是透過複製相似的專案作為範本，來顯著節省約 95% 的報價時間。
如果任意新增服務項目，將會：
- 降低內容一致性： 破壞現有知識模組的標準化應用，使得專業的法規遵循內容無法在不同專案和國家之間保持一致性。
- 增加未來維護成本： 如果新項目不符合標準，未來在引用或批次複製時，反而會增加錯誤和審核的複雜度。
- 系統強制流程：新增是最後的選項
為了確保使用者優先利用現有且經過驗證的知識模組，QIS 強制使用者在報價單中找不到所需服務項目時，必須遵循以下循序漸進的步驟，將「建立全新服務項目」作為最後的手段： - 第一步：檢查複製的專案中是否已存在 (Display)：先使用 JobAndCharge >> Display >> (All) 功能，檢查您複製的專案中是否存在您需要的服務項目（只是尚未被標記為「必需」或「可選」）。
- 第二步：從系統知識庫中新增 (Append)：如果第一步仍找不到，再使用 JobAndCharge >> Append >> (All) 功能，從 QIS 的總知識庫中新增所需的服務項目。
- 第三步：請求建立全新項目 (Create)：只有在完成了上述兩個檢查步驟後，仍然找不到所需的服務項目，才需要聯絡 Dale Chen 或 Aaron Cheng，請求他們為您建立新的服務項目。
這個嚴格的程序確保了除非是全新的法規服務，否則使用者必須優先使用系統內已標準化和模組化的法規知識
如何增加新收費項目？
在永輝報價系統（QIS）中，收費項目（Charge Item）是報價單中定義具體費用的核心部分。您可以在報價單的核心畫面中，透過特定的功能路徑來新增或編輯這些收費項目。
由於 QIS 是一個強大的知識累積系統 (knowledge-accumulated system)，它旨在將標準化的服務內容模組化，因此，系統已經內建了大量的收費項目供您選擇，而創建全新的收費項目則有嚴格的管控流程。
增加收費項目 (Charge Item) 的步驟
要在報價單中為特定的服務項目新增收費，您需要進入子服務項目的編輯介面：
- 進入功能介面：
◦ 進入報價單核心畫面（KQ-D 報價單）。
◦ 導航至 JobAndCharge >> Click Sub Service item。
◦ 選擇您希望增加費用的子服務項目 (Sub Service item)，然後點擊 >> New Charge。 - 編輯與新增收費項目：
◦ New Charge 功能用於編輯 (Edit)、修改 (Modify) 或刪除 (Delete) 新的「收費項目 (Charge Items)」。
◦ 每個收費項目都包括「單價 (Unit Price)」乘以「數量 (Quantity)」。 - 選擇現有的收費別：
◦ 在選擇收費項目時，您可以點擊 「望遠鏡圖像 (telescope image)」，位於 Charge Type 旁邊。
◦ 點擊此圖像後，您可以從系統已有的收費項目中進行選擇。
◦ 截至 2025/11/1，系統中約有 625 個 收費項目可供選擇。
創建全新的收費項目
如果您發現系統中找不到合適的「收費項目 (Charge Item)」，則表示您需要請求建立一個全新的收費項目類型：
- 請求對象： 在這種情況下，您必須向 Principal Partner Dale Chen 提出請求，請他透過 K7 收費別 功能為您新增一個新的收費項目。
收費項目的創建與主服務項目和子服務項目的創建一樣，受到嚴格的管控 (Striclty controll creation)，這是為了確保報價內容的標準化和專業化。
報價單列印出來有亂碼，如何處理？
您的問題是關於永輝報價系統（QIS）中，報價單列印成 PDF 檔案後出現亂碼，應如何處理。
根據來源資料，這個亂碼問題通常發生在報價單的語言設定與 PDF 輸出格式不匹配時，特別是當內容包含多語言文字時。
亂碼問題的處理方式
亂碼問題的解決方案集中在報價單 Header>>Basic 中的 PdfFormat 欄位設定：
- 問題根源：
◦ 當報價單內容有中英併列時，如果 PDF 格式（PdfFormat）採用預設的英文，則報價單在列印時可能會出現亂碼。 - 解決步驟：
◦ 您需要導航到報價單核心畫面（KQ-D 報價單）中的 Header>>Basic 功能介面。
◦ 找到 PdfFormat 欄位。
◦ 此時，您需要將 PdfFormat 改設成中文。
這個 PdfFormat 欄位與 Language 欄位是相關的。Language 欄位會決定報價單中 Label 的顯示語言，而 PdfFormat 則確保正確支援報價單內容中的多語言字元，避免亂碼發生。
類比說明：
這個過程就像是您在使用印表機列印一份混合了中文和英文字體的檔案。如果您的「印表機驅動程式」 (PdfFormat 欄位) 被設定為只支援英文字符（預設英文），那麼當它讀到複雜的中文字元時，就無法正確解析，導致輸出亂碼。因此，您需要手動將「驅動程式」切換為支援中文的格式，才能正確地顯示所有字符。
公司登記或國際稅報價單，主業務項目只有一個 或二個, 報價中完整版會重覆的加總(Subtotal +Total), 如何去除？
您的問題涉及永輝報價系統（QIS）中，當報價單（特別是 完整版本 Complete Version）只包含少量 主業務項目 (Main Service item) 時，如何避免 小計 (Subtotal) 與 Total 合計 數字重複顯示的排版問題。
去除重複加總的操作步驟
當您的報價單（例如公司登記 ELR 或國際稅 GTX 報價單）中只有一個或二個主服務項目時，如果每個個別的主服務項目都有一個小計 (Subtotal)，就會與最底下的合計形成重複的加總，這是沒有必要的。
要解決這個重複加總的問題，您需要調整主服務項目的顯示設定：
- 進入功能畫面：
◦ 進入報價單的核心畫面 (KQ-D 報價單)。
◦ 導航至功能路徑：JobAndCharge >> Display >> (All)。 - 調整顯示標記：
◦ 在該介面中，您會看到所有可能的服務項目。
◦ 如果報價單只有 1-2 個主服務項目，您應該將這些主服務項目旁的「必需 (required)」標記設定為 「空」（”” empty）。
◦ 透過將標記設為「空」，系統在列印完整版本時，將不會為這些單獨的主服務項目產生冗餘的小計，從而消除與最終合計 (Total) 的重複。
完整版本報價單的背景資訊
您提及的 完整版本 (Complete Version) 報價單是 QIS 系統中兩種主要的 PDF 檔案類型之一。
- 目的： 完整版本是專為 簽約使用 (Engaging use) 所設計，且被視為 QIS 中最重要（most important）的功能之一。
- 內容： 它預先包含了所有 「可選服務項目」 (optional Service Items)，除了目前需要的「必需服務項目」(Required Service items) 之外。
- 設計動機： 這是為了應對需要法務審核的客戶（通常是上市公司），目的在於 避免未來因新增服務項目而需要再次進行耗時的法務審核流程。
因此，當您決定列印這個完整版本時，如果主項目數量少，就必須透過調整上述 Display >> (All) 中的標記，來控制其排版，以達到最佳的視覺效果
為什麼給客戶的報價單要分為Simple Version and Complete Version兩種版本?
給客戶的報價單之所以分為 簡單版本 (Simple Version) 和 完整版本 (Complete Version) 兩種版本，主要目的是為了應對大型客戶耗時的法務審核程序，同時確保報價單對於客戶而言易於審閱，是永輝報價系統（QIS）作為知識累積系統所設計的效率化機制。
這兩個版本在條款方面是相同的。它們的差異在於呈現的內容深度和設計動機：
- 完整版本 (Complete Version) 的目的：應對法務審核
完整版本被視為 QIS 中最重要的功能之一，主要目的是簽約使用 (Engaging use)。
這種設計的動機是為了解決大型客戶在簽約時面臨的效率問題：
- 客戶背景： 永輝的客戶大多是上市公司，這些公司通常設有法務部門來審核報價單或合約，這是一個非常耗時的流程。
- 預防未來審核延遲： 為了避免未來因新增服務項目而需要再次進行耗時的法務審核流程，完整版本採取了預防性設計。
- 內容機制： 完整版本除了包含目前需要的「必需服務項目」之外，還預先包含了所有將來可能使用的「可選服務項目 (optional Service Items)」。
總結來說，完整版本是一份全面且具遠見的合約基礎文件，包含了客戶可能需要的全部服務範圍，避免了未來因服務變動而需要頻繁地重新提供報價和進行審核。
- 簡單版本 (Simple Version) 的目的：方便客戶審閱
簡單版本專為客戶更容易審閱 (easier review by clients) 而設計。
- 內容機制： 簡單版本只包含那些「必需服務項目」，並排除了未來可能會使用的「可選服務項目」。
- 精簡描述： 為了讓客戶更容易閱讀，簡單版本通常會使用簡短的「Item-note」而不是完整的「ItemDescription」來描述服務內容。
簡單版本又依據報價的結構分為兩種列印模式：
- Simple-by Frequency： 適用於合併多個主服務項目（例如薪資、增值稅、會計服務等），這些項目通常有相同的費用參數（如員工人數、交易數量等）。這種模式旨在顯著簡化報價費用結構，使客戶能更容易了解當參數變動時，預估費用會如何變化。
- Simple-by Item： 適用於只有一個或兩個主服務項目時（例如公司設立、跨國稅務服務等）。
總結： 如果說完整版本是為了簽署一份全面且預見未來的總合約（Legal Master Contract），目的是避免冗長的法務流程，那麼簡單版本就是一份乾淨俐落的執行訂單（Service Order），專注於客戶當前需要付費的服務，讓客戶能迅速核定費用，提高交易效率。
為什麼 簡單版本 (Simple Version) 中的 Simple-by Frequency Format，需要維護FreequencyNote?
您的問題深入探討了永輝報價系統（QIS）中，在提供高效率且易於理解的跨國服務報價時的核心機制。
Simple-by Frequency Format 需要維護 FrequencyNote 的主要原因，是因為該格式將多個服務項目的計費方式進行了重組 (restructure) 和簡化 (simplify)。
以下是 Simple-by Frequency Format 必須維護 FrequencyNote 的主要原因，及其運作機制：
- 服務項目的費用結構重組 (Restructure)
Simple-by Frequency Format 是一種 簡單版本 (Simple Version) 的報價單，目的在於讓客戶更容易審閱 (easier review by clients)。這種格式特別適用於需要合併多個常規合規服務的專案，例如：
- 多項服務的組合： Simple-by Frequency Format 用於合併多個主服務項目（Main Service Items），例如 ELP（薪資服務）、ELV（增值稅服務）、GLA（會計服務）、ELY（年度稅務申報服務）等等。
- 重組的必要性： 由於這些不同的服務項目之間，總是具有相同的收費項目參數 (parameters of Charge Items)，例如員工人數 (employee numbers)、交易數量 (Transactions Number) 等。
- 費用合併機制： 為了簡化報價，系統會根據相同的支付頻率 (Payment-Frequently)，將不同服務項目中的費用計算進行合併 (combine fee calculation)。
- FrequencyNote 的作用：澄清簡化後的結構
因為系統將多個服務項目的費用計算邏輯進行了重組與合併，因此必須維護 FrequencyNote：
- 簡化結構的需要： 這種合併計算的目標是顯著簡化報價費用結構。
- 幫助客戶理解變動： 透過 FrequencyNote 的說明，客戶可以理解當參數（例如員工人數或交易數量）發生變化時，預估的費用金額會如何變動。
- 維護與生成： FrequencyNote 的生成是透過檢查主服務項目代碼與五種頻率期間（月度、雙月、季度、半年、一年一次）的交集來產生所需的內容。
總結來說，Simple-by Frequency Format 旨在用一個簡潔的結構呈現多項服務的總費用，以提高報價效率。
FrequencyNote 就像是這份簡化報價單的「翻譯文件」或「附註說明」，它記錄並解釋了不同服務的收費項目在合併和重新結構後的邏輯，確保客戶在面對簡化後的費用表時，依然能準確理解其計價參數和頻率。
QIS 過去開發歷史文件
QIS Draft Check List 2020/04/06 Dale Chen
1. Header 對不對？
a. Sha4bd，上海為孟加拉企業服務，城市3碼，國家代號2碼選對了沒？
b. ELR，公司登記服務， ELP， ELW，ELP， ELA，TMS etc選對了沒？
c. 要去的城市City 選對了沒？
d. 永輝簽約單位選選對了沒？
2. Complete Engagement
a. Customer contact 有沒有？
b. Introduction裡頭
甲、 聯絡人對了沒？
乙、 合約有效年度對了沒？
丙、 每月最低服務費US$600有沒有？
c. Main Note Check了沒有？有沒有缺？
d. Item Description有沒有缺？
e. Footer CNS有沒有內容？
3. Simple＋Item Note（ELR or ELW or ELP）單獨：
a. Customer contact 有沒有？
b. Item Note有沒有內容？
c. Footer Note（Simple）有沒有內容？
d. Footer CNS有沒有內容？
4. Simple＋Frequency Note ELA（會計、薪資、稅務）綜合：
a. Customer contact 有沒有？
b. Freequency Note Check了沒有？有沒有缺？
c. Footer Note（Simple）有沒有內容？
d. Footer CNS有沒有內容？
5. 價格
a. Required Service Item & Optional Item？
b. 各服務項目單價對不對？
c. 總價對不對？與市場價格比較？
d. 幣別currency對不對?
6. 美編
a. 斷頁要不要調一下
b. ~~~~Intentionally Blank to Next page~~~~，有沒有放進去？
永輝報價資訊系統QIS介紹 20190603 Dale Chen
1. QIS報表：
1.1 簡單報價版(Simple Version)，完整報價版( Complete Version)。
1.1.1 這是同時給客戶的兩分PDF報價檔。
1.1.2 簡單報價版是為了讓客戶簡單了解永輝的報價。
1.1.3完整報價版，又稱為合約版(Engagement version), 包括未來可能會用到的服務項目，以及祥細的描述服務項目內容，是與客戶簽約的版本。
1.2 簡單版通常不能超過2頁。
1.1.1 包括客戶資料，Simple(Note)及CNS(附加永輝資訊)。
1.1.2 分為Frequency及Item版。又分為有沒有Frequency Note及Item Note。
1.1.3 Frequency＋Note，Frequency(No Note)，Item＋Note，Item(No Note)。
1.3 合約版通常頁數:
1.3.1 公司登記有７頁左右。
1.3.2 會計、薪資務就會有15頁左右。
2. QIS資料庫架構：
1.1 母資料庫：包括全球所有的服務主項 (Main)及次項(Sub)，收費別，參數別。
1.2 每個客戶專案，可以分為國家別，城市別，客戶別，專案別；未來可以分國家，城市及客戶別授權。
1.3 每個客戶專案，可以分幣別，列印文字別等。
1.4 每個客戶專案，可以分為:Non-Display，Display Only(Not Required)，Required。
1.5 每個客戶專案的資料，假如連Non-Display，都沒有可以從母資料案Append過來。
3. 資料維護功能：
1.1 Copy一個最接近的客戶專案。
1.2 更改Customer Contact(Header)。
1.3 更改Introduction(Header)，對方資料，我方連繫人資料。
1.4 更改Service Item。
1.5 更改Item Description，更改Item Note(Footer)。
1.6 更改Frequency Note，更改Simple Note。
1.7 更改Charge收費別，更改參數。
1.8 更改CNS(Footer)。
1.9 Appendix。
1.10 Whole: Replace Currency and Language
1.11 如有尚未建立的部份 (例如：新服務項目Service Items，新的收費方式 Charge Items，新的參數 parameters)再往上反應，集中統一建立。
4. 與其他系統的關連：
新合約QIS成立後：
4.1 公司登記部分就會由 永輝的DCS （Document Checklist System )往下追踪。
4.2 薪資會計稅務部分就會由永輝的IMS (Implementation and Monitoring System)往下追踪。
4.3 收款部分則由永輝的Billing往下追踪。
5. 系統授權與使用
5.1 由於有義務為客戶保密的源故，僅能授權給相關的承辦人使用。
5.2 台北Headquarter 負責該業務相關的同事，才能被授權。
5..3 各國家、各城市授權給不同的人去獨立維護，各個客戶獨立授權。
QIS教育訓練 陳中成 2016/8/5 v2
1 QIS架構：
1.1 基本資料維護 – 輸入服務項目，與計價參數項目。
1.2 每家客戶服務項目與計價參數項目以單價、數量、名稱維護。
1.3 報表展現 – 輸出
2 QIS服務項目包括
2.1 ELR: Registration
2.2 ELI: Initiate Business
2.3 ELS: Special Permission Industry
2.4 ELW: Work Permit
2.5 ELP: Payroll Compliance
2.6 ELE: Expenditure
2.7 ELV: VAT application
2.8 ELB: Business Operation
2.9 ELA: Accounting
2.10 ELY: Statutory Year-End Filing
2.11 ELM: Miscellaneous Services
2.12 每個服務項目都有報價及Appendix說明; 例如Appendix # ELR-SUB
3 客戶報價資料維護 :
3.1 基本資料(universal version);每個城市Template每家客戶。
3.2 每個公司可以如下展現，”Required”與”Optional”可以展現以該服務類別及類別底下的細項。
3.3 “Required”與”Display” Model，表達當Optional時只有Display, 可以互相勾稽。
3.4 “Required”與”Display”可以在維護時只展現聯集，也可以展現全部。
3.5當Template或一家公司要增加Job時，可以List Basic Items，然後再Append, 然後再增加計價項目及計價參數。
3.6 可以Replace成第二種語文，變換後再小改。
3.7 可以變換幣值，變換後再小改。
3.8 可以全部勾選，也可以全部不勾選。
3.9 底下金額可以看到每個客戶的彙總金額。
3.10 Locked and unlock 只有創建者或簽核者可以改。
4 客戶報價單報表展現：
4.1 每個城市Template有不同幣別(USD, NTD, RMB)，不同語文(English, Traditional Chinese, Simple Chinese)，不同行業別(Representative Office-RO, Service, Trading)，所以每個城市可能有3x3x3 = 27個組合。
4.2 第一段引文Introduction的內容可以維護。第三段相關的附件內容可以維護。
4.3 Appendix內容可以維護，可以選擇是否展現出Appendix內容。
4.4 右上角PDF按下去，第一段引文、第二段報價及參數、第三段相關的附件。
5 與其他系統銜接
5.1 公司登記部分就會由 永輝的DCS （Document Checklist System )往下追踪。
5.2 薪資會計稅務部分就會由永輝的IMS (Implementation and Monitoring System)往下追踪。
5.3 收款部分則由永輝的Billing往下追踪。
6 專案可以限閱控管
6.1由於有義務為客戶保密的源故，僅能授權給相關的承辦人使用。
6.2共用資料可以開放參考，但客戶資料須專案限閱控管。
已在20+國家，50+個主要城市提供外資公司登記服務。