永輝報價系統QIS教育訓練教材

QIS User’s Manual Dale Chen 2025/10/26

Template Quotation Report with processes

As a teacher ,please prepare a customized template report with processes specially suitable for Trainee.
Then ask trainee to refer below each process’s manual.
Template-Cananda-FDA-RA-Services_marked_all-1.pdf

JobAndCharge

JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Description-Main (Appendix)


JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Description-Sub List

JobAndCharge >> ItemEdit >>All Job Item Note List

JobAndCharge >> ItemEdit >>Text Find / Replace

JobAndCharge >> Required
JobAndCharge >>Display>>(All)
JobAndCharge >>Display>>Required Or Display
JobAndCharge >>Append>>(All)
JobAndCharge >>Append>>Global + This Country
JobAndCharge>> Item Batch Process >>Source Quotation >> choose below one:
*Copy Job ItemNote
*Copy Current Description To Note
*Copy Job Description
*Copy Job Description And Replace Charge Items
*Replace Charge Items

Header

Header >> All
Header >>Basic>>Evershine Entity, City , From Country, PdfFormat etc
Header>>Replace>> Currency , convert Price and Language
Header>>CustomerContact>Search, contact Original
Header>>Introduction
Header>>Subcontractor ; write down subcontract information

Footer

Footer>>Note (Simple)
Footer>>Brief Procedure       
Footer>>CNS (Reference and Information)

永輝報價資訊系統QIS介紹 20190603 Dale Chen

1. QIS報表：

1.1
簡單報價版(Simple Version)，合約版( Engagement)。
1.1.1 這是同時給客戶的兩分PDF報價檔。
1.1.2 簡單報價版是為了讓客戶簡單了解永輝的報價。
1.1.3合約版，又稱為完整版(complete version), 包括未來可能會用到的服務項目，以及祥細的描述服務項目內容，是與客戶簽約的版本。
1.2
簡單版通常不能超過2頁。
1.1.1 包括客戶資料，Simple(Note)及CNS(附加永輝資訊)。
1.1.2 分為Frequency及Item版。又分為有沒有Frequency Note及Item Note。
1.1.3 Frequency＋Note，Frequency(No Note)，Item＋Note，Item(No Note)。
1.3
合約版通常頁數:
1.3.1 公司登記有７頁左右。
1.3.2 會計、薪資務就會有15頁左右。

2. QIS資料庫架構：

1.1
母資料庫：包括全球所有的服務主項 (Main)及次項(Sub)，收費別，參數別。
1.2
每個客戶專案，可以分為國家別，城市別，客戶別，專案別；未來可以分國家，城市及客戶別授權。
1.3
每個客戶專案，可以分幣別，列印文字別等。
1.4
每個客戶專案，可以分為:Non-Display，Display Only(Not Required)，Required。
1.5
每個客戶專案的資料，假如連Non-Display，都沒有可以從母資料案Append過來。

3. 資料維護功能：

1.1
Copy一個最接近的客戶專案。
1.2
更改Customer Contact(Header)。
1.3
更改Introduction(Header)，對方資料，我方連繫人資料。
1.4
更改Service Item。
1.5
更改Item Description，更改Item Note(Footer)。
1.6
更改Frequency Note，更改Simple Note。
1.7
更改Charge收費別，更改參數。
1.8
更改CNS(Footer)。
1.9
Appendix。
1.10
Whole: Replace Currency and Language
1.11
如有尚未建立的部份 (例如：新服務項目Service Items，新的收費方式 Charge Items，新的參數 parameters)再往上反應，集中統一建立。

4. 與其他系統的關連：

新合約QIS成立後：

4.1
公司登記部分就會由 永輝的DCS （Document Checklist System )往下追踪。
4.2
薪資會計稅務部分就會由永輝的IMS (Implementation and Monitoring System)往下追踪。
4.3
收款部分則由永輝的Billing往下追踪。

5. 系統授權與使用

5.1
由於有義務為客戶保密的源故，僅能授權給相關的承辦人使用。
5.2
台北Headquarter 負責該業務相關的同事，才能被授權。
5..3
各國家、各城市授權給不同的人去獨立維護，各個客戶獨立授權。

QIS Draft Check List 2020/04/06 Dale Chen

1. 名稱對不對？

Header＞Folder
a.
RD or SVC or RO? Scope選對了沒？
b.
Sha4bd，上海為孟加拉企業服務，城市3碼，國家代號2碼選對了沒？
c.
ELR，公司登記服務， ELP， ELW，ELP， ELA，TMS etc選對了沒？

2. Simple＋Item Note（ELR or ELW or ELP）單獨：

a.
Customer contact 有沒有？
b.
Item Note有沒有內容？
c.
Footer Note（Simple）有沒有內容？
d.
Footer CNS有沒有內容？

3. Simple＋Frequency Note ELA（會計、薪資、稅務）綜合：

a.
Customer contact 有沒有？
b.
Freequency Note Check了沒有？有沒有缺？
c.
Footer Note（Simple）有沒有內容？
d.
Footer CNS有沒有內容？

4. Complete Engagement

a.
Customer contact 有沒有？
b.
Introduction裡頭
甲、 聯絡人對了沒？
乙、 合約有效年度對了沒？
丙、 每月最低服務費US$600有沒有？
c.
Main Note Check了沒有？有沒有缺？
d.
Item Description有沒有缺？
e.
Footer CNS有沒有內容？

5. 價格

a.
Required Service Item & Optional Item？
b.
各服務項目單價對不對？
c.
總價對不對？與市場價格比較？

6. 美編

a.
斷頁要不要調一下
b.
~~~~Intentionally Blank to Next page~~~~，有沒有放進去？

QIS教育訓練 陳中成 2016/8/5 v2

1 QIS架構：

1.1
基本資料維護 – 輸入服務項目，與計價參數項目。
1.2
每家客戶服務項目與計價參數項目以單價、數量、名稱維護。
1.3
報表展現 – 輸出

2 QIS服務項目包括

2.1
ELR: Registration
2.2
ELI: Initiate Business
2.3
ELS: Special Permission Industry
2.4
ELW: Work Permit
2.5
ELP: Payroll Compliance
2.6
ELE: Expenditure
2.7
ELV: VAT application
2.8
ELB: Business Operation
2.9
ELA: Accounting
2.10
ELY: Statutory Year-End Filing
2.11
ELM: Miscellaneous Services
2.12
每個服務項目都有報價及Appendix說明; 例如Appendix # ELR-SUB

3 客戶報價資料維護 :

3.1
基本資料(universal version)
每個城市Template每家客戶
3.2
每個公司可以如下展現，”Required”與”Optional”可以展現以該服務類別及類別底下的細項。
3.3
“Required”與”Display” Model，表達當Optional時只有Display, 可以互相勾稽。
3.4
“Required”與”Display”可以在維護時只展現聯集，也可以展現全部。
3.5
當Template或一家公司要增加Job時，可以List Basic Items，然後再Append, 然後再增加計價項目及計價參數。
3.6
可以Replace成第二種語文，變換後再小改。
3.7
可以變換幣值，變換後再小改。
3.8
可以全部勾選，也可以全部不勾選。
3.9
底下金額可以看到每個客戶的彙總金額。
3.10
Locked and unlock 只有創建者或簽核者可以改

4 客戶報價單報表展現：

4.1
每個城市Template有不同幣別(USD, NTD, RMB)，不同語文(English, Traditional Chinese, Simple Chinese)，不同行業別(Representative Office-RO, Service, Trading)，所以每個城市可能有3x3x3 = 27個組合。
4.2
第一段引文Introduction的內容可以維護。第三段相關的附件內容可以維護。
4.3
Appendix內容可以維護，可以選擇是否展現出Appendix內容。
4.4
右上角PDF按下去，第一段引文、第二段報價及參數、第三段相關的附件。

5 與其他系統銜接

5.1
公司登記部分就會由 永輝的DCS （Document Checklist System )往下追踪。
5.2
薪資會計稅務部分就會由永輝的IMS (Implementation and Monitoring System)往下追踪。
5.3
收款部分則由永輝的Billing往下追踪。

6 專案可以限閱控管

6.1
由於有義務為客戶保密的源故，僅能授權給相關的承辦人使用。
6.2
共用資料可以開放參考，但客戶資料須專案限閱控管。