如何運用 AI，超越客戶的法規遵循水平-GCS-009

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2026年10月8日下午 2:00 至 3:00，Dale Chen 將與大家分享：
如何善用 Office 365，ChatGPT 與 NotebookLM，取得有依據、可查證、能向客戶清楚說明的答案，讓我們提供專業建議時更有底氣。
18 個問答 · 整理日期：2026年10月8日

GCS 法規資料中心的建立與運用

01｜為什麼要成立 GCS 法規資料中心？

問：我們為什麼要投入資源，建立 GCS 法規資料中心？

答：
主要是因為搜尋及整理法規資料的成本實在太高。
以新加坡為例，依我們的研究成本，公司登記36格跑一次大約需要600元；公司設立後的財務、稅務及薪資等研究，也需要600元；再加上其他題目約600元，合計就是1,800元。
如果每位同仁都各自搜尋、重複研究，不但耗費時間，每月20美元方案的使用額度也很容易用完。
此，我們需要集中投入、建立資料庫，再讓同仁共同使用。

02｜GCS 法規資料中心會保存哪些資料？

問：完成研究後，資料中心會把什麼留下來？

答：
除了研究成果，也會把相關政府網站的內容擷取、整理並保存。目前討論的規模大約有2,000多個政府網頁。
這些官方資料集中存放後，就能成為同仁後續研究的 Foundation，也就是基礎資料，不必每次都從頭搜尋。

03｜集中建立資料庫，可以帶來什麼效益？

問：同仁使用這些基礎資料後，工作效率會有什麼不同？

答：
最大的差別，是大幅減少重複搜尋與整理的時間。
依我的試用經驗，在相關來源已經準備好的情況下，原本需要30分鐘的整理工作，可以縮短到約30秒，成本也大幅降低。
如果沒有集中投入與共用機制，只靠每位同仁各自使用 ChatGPT，很難建立規模這麼大、內容完整，而且持續更新的法規資料庫。

04｜資料中心如何維護與同步資料？

問：政府網站有變動時，怎麼讓同仁使用的資料跟著更新？

答：
我們未來規劃每天檢查相關政府網站，發現變動後，更新 Google Drive 中的源頭檔案。Excel、Word、MD 等資料，都可以在 Google Drive 集中保存及管理。
同仁再從 Google Drive 將支援的檔案匯入 NotebookLM，建立對應來源。
依 Google 目前的說明，從 Drive 匯入的來源會定期自動同步，必要時也能手動同步。
因此，重點是維護已連結的源頭檔案，並確認更新結果。
參考：Google 官方說明：在筆記本新增或探索新來源

在 Notebook LM 裡面的作業秘訣

05｜取得資料後，如何跑36格+31題或48格+36？

問：把官方資料放進 NotebookLM 後，要怎麼使用既有的研究架構？

答：
可以把我們既有的研究提示詞交給它，要求依照所選來源，完成公司登記36格、相關31題，或公司設立後財務、稅務及薪資等服務的48格研究。
例如：「請依照我提供的公司登記36格架構，根據目前選取的來源逐項回答，並註明各項答案的來源。」
公司設立後的48格，也可以用同樣的方式處理。

06｜研究完成後，要保存成記事還是 MD 檔？

問：研究結果應該如何保存，才能繼續運用？

答：
可以先要求以 MD，也就是 Markdown 格式整理內容，再將回覆保存到 Studio（工作室）的記事中。需要獨立檔案時，再整理成 .md 檔保存。
這裡可以分成兩件事：Markdown 是內容格式；Studio 記事則是保存研究成果的位置。
NotebookLM 的記事也可以透過「轉換成來源」，成為後續研究使用的資料。

參考：Google 官方說明：建立及新增記事

07｜研究成果可以進一步製作簡報嗎？

問：將整理好的內容轉成來源後，還能做什麼？

答：
可以進一步用來製作簡報，作為內部分享或案件報告。
製作時，可以事先指定呈現方式，例如黏土造型、每頁底部中央的公司網址、簡報標題、Agenda、頁數，以及中英文的使用方式。
這樣，研究成果就能從文字資料，進一步轉成方便溝通與說明的簡報。

08｜有了36格、31題或48格，為什麼還不夠？

問：既然已經建立完整的研究架構，為什麼碰到實際案件時仍然需要補充？

答：
因為基礎資料涵蓋的是一般制度與常見問題，客戶的實際情境可能涉及更細的條件、例外或特殊規定。
所以，跑完既有架構只是建立 Foundation。
接下來還要根據客戶的問題，找出資料缺口、補充來源，再確認答案，才能走向 Best Practice。

09｜怎麼知道現有資料不足？

問：向 NotebookLM 提問時，要怎麼讓它清楚指出資料缺口？

答：
每次提問，都要明確要求它依據所選來源回答，並揭露支持程度。可以加入以下提示詞：
「請僅根據我選取的來源回答所有問題，並註明每項答案出自哪個來源。如果來源只能支持部分答案，請說明哪些部分有依據、哪些部分仍不足。如果找不到答案，請明確寫出『在所選來源中找不到』，不要自行補充沒有來源支持的內容。」
這樣，我們才能看出哪些問題已有依據，哪些仍需要進一步研究。

10｜發現資料缺口後，要怎麼補足？

問：如果它回答「找不到」或「來源不足」，下一步怎麼做？

答：
可以針對缺少的部分，使用網頁搜尋或 Deep Research（深度研究），尋找補充資料。
研究完成後，先檢視它找到的網頁與報告，再選取適合的資料加入來源。
NotebookLM 的 Deep Research 提供檢視及選取研究結果後匯入的流程。
參考：Google 官方說明：新增來源與 Deep Research
加入新來源後，再跑一次相同的問題，而且仍然要求逐項註明來源，清楚揭露找不到或支持不足的部分。
依我最近的經驗，大部分問題經過一至兩輪就能釐清；比較複雜的案例，我曾經跑到第四輪，才把所有問題搞清楚。

11｜如何整理來源裡提到的網址，再補充成新來源？

問：有沒有簡單的方法，把來源中提到的網站整理出來？

答：
可以分成兩步。
第一步，請它整理網址：「請列出所有來源內容中提到的網址（URL）。」
第二步，依照這份清單讀取及匯入網頁，工作要求可以寫成：「請讀取上述網址的網頁內容，整理成可加入本筆記本的來源資料。」
實際加入時，仍要透過來源匯入功能完成，並確認哪些網頁成功讀取。
NotebookLM 也支援在匯入時，以空格或換行分隔多個網址。

參考：Google 官方說明：透過網址匯入來源

在 ChatGPT 裡面的作業秘訣

12｜ChatGPT 的研究成果，可以產生成哪些檔案？

問：完成對話或研究後，可以請 ChatGPT 產生哪些格式？

答：
依我們的使用經驗，可以要求整理成 Word、Excel、HTML 或 MD 等檔案。
Word 適合文字報告；Excel 適合表格整理；HTML 適合網頁使用；MD 則方便保存結構化文字，或提供給 NotebookLM 作為來源。
同一份研究成果，可以依照後續用途，整理成不同格式。

13｜產生的檔案，要怎麼命名與查找？

問：檔案越來越多時，怎麼找到需要的資料？

答：
可以在檔名中加入國家與研究主題，例如「日本公司登記36格」、「德國公司設立後48格」或「中國公司登記36格」。
這樣，日後就能在檔案區依照國家、主題或檔名查找，找到後再繼續修改及運用。

14｜檔案可以轉換格式、修改樣式，或合併嗎？

問：已經完成的檔案，還可以怎麼加工？

答：
可以請 ChatGPT 把 Excel 整理成 HTML，方便放到網頁上；也可以轉成 MD，供後續研究使用。
編輯 HTML 時，還能指定紅色、粗體或 H2 第二層標題等格式。
多個檔案也可以整合。我曾經把19個國家的檔案找出來，再請 ChatGPT 合併成一個檔案，確實可以做到。
因此，研究成果可以持續修改、轉換及整合，運用上非常靈活。

15｜可以讀取檔案中的網址，再依 Metadata 整理嗎？

問：如果某個檔案提到很多官方網站，可以進一步整理這些網站的內容嗎？

答：
可以請 ChatGPT 讀取檔案中提到的網址，將取得的內容依照指定的中繼資料（Metadata）欄位分類，再把網站內容整理在對應分類之下。
完成後，可以整合成 MD 或 HTML 檔案。這樣，就能把原本分散在不同網站的資料，整理成方便查詢及後續使用的研究材料。

16｜同仁可以自行追蹤特定法規的變動嗎？

問：除了資料中心統一維護，同仁能不能追蹤自己關心的法規？

答：
可以運用 ChatGPT 的排程功能，針對特定議題安排定期查詢。
例如，關心美國 EB-5 投資移民法規，就可以設定每天追蹤，要求在發現變動時通知，並說明哪些規定有所調整。
這樣，除了資料中心集中檢查政府網頁，同仁也能針對自己負責的案件，建立個別追蹤安排。

Office 365 的使用規則

17｜同仁如何向 GCS 法規資料中心取得資料？

問：有客戶案件時，要如何申請相關的 Foundation 基礎資料？

答：
可以先寄信到 GCS 法規資料中心的指定信箱，說明需求，並提供客戶的 email、官方網站等資訊。
最好直接轉寄客戶提出需求的原始郵件，讓我們掌握完整情況。
收到後，我們會設計解讀客戶需求的情境分析提示詞，釐清案件涉及的國家與議題，再提供相關基礎資料。
例如，案件涉及德國，就提供相關的德國法規資料。
同仁將資料放入 NotebookLM 後，再針對客戶的實際問題，進一步查詢、補充及確認細節。
GCS4Evershine 中文部門名稱 英文正式名稱
GCS4ISD1@evershinecpa.com;
海外服務一部 International Services Department 1
GCS4ISD2@evershinecpa.com;
海外服務2部 International Services Department 2
GCS4CSD1@evershinecpa.com;
工商服務一部 Corporate Services Department 1
GCS4PSD1@evershinecpa.com;
薪資服務一部 Payroll Services Department 1
GCS4ASD1@evershinecpa.com;
查帳服務一部 Audit Services Department 1
GCS4FASD1@evershinecpa.com;
財會服務一部 Finance & Accounting Services Department 1
GCS4ITSD1@evershinecpa.com;
資訊服務一部 Information Technology Services Department 1
GCS4GTSD1@evershinecpa.com;
國際稅服務一部 Global Tax Services Department 1
GCS4ExeO@evershinecpa.com;
所長室 Executive Office
GCS4All@evershinecpa.com
Others excluding above

GCS 證照-從基礎到實務

18｜從 Foundation 到 Best Practice，最重要的是什麼？

問：從基礎foundation證照到實務Best Practice證照，關鍵在哪裡？

答：先由 GCS 法規資料中心集中投入，建立、維護並共享官方基礎資料；同仁再根據客戶的實際需求，運用這些資料進行研究。
研究過程中，要持續要求答案註明來源，找出缺口、補充資料，再重新查核。完成後，將成果保存成檔案、報告或簡報，供後續繼續使用。
這就是從 Foundation 到 Best Practice：以共用的基礎資料，支持每一個實際案件的深入研究與專業服務。
資料中心的正式收件信箱尚待確認，文中先以「指定信箱」表示。
我們的目標不只是「用 AI 找到答案」，而是進一步做到：釐清客戶事實、確認法規適用、查核官方來源，並處理例外情況，將 AI 的協助轉化為真正能支持客戶決策的專業判斷。
提升運用 AI 的能力，讓永輝的專業價值不只在於提供資訊，更在於提出比客戶自行查詢更深入、更可靠、更能落地執行的建議。 

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