GCS 法規中心—NotebookLM 筆記本複製、分享、更新與離職管理

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Q1：同一個帳號，可以把既有筆記本複製成另一個嗎？

可以。
開啟自己擁有的筆記本，點選頂端「複製（Copy）」→「建立（Create）」，即可建立另一份獨立筆記本。

Q2：複製時，哪些內容會帶到新筆記本？

內容	是否複製
來源文件	會
工作室生成內容，例如報告、簡報、語音摘要	會
對話記錄	不會
記事（Notes）	不會

Google 官方目前明確列出以上複製範圍。(support.google.com)

Q3：被分享筆記本的同事，可以自行複製嗎？

可以，但原筆記本擁有者必須在「共用」設定中開啟「允許複製」。
編輯權限與複製許可是分開的。
同事即使可以編輯，也不代表一定可以複製；檢視者若取得複製許可，也可以建立副本。
(support.google.com)

Q4：GCS 可以先複製國家主筆記本，再把副本交給同事嗎？

可以，而且我建議採用這個方式：

1. GCS 維護「國家主筆記本」。
2. 遇到客戶需求，由 GCS 複製成「客戶專案筆記本」。
3. 將副本分享給負責同事，授予編輯權限。
4. 同事加入客戶資料、問題與研究文件。

例如：「GCS－日本－法規主筆記本」複製成「日本－客戶 A－醫療器材專案」。
由 GCS 帳號建立副本並分享，可讓公司集中保管專案。

Q5：主筆記本更新後，副本會跟著更新嗎？

要區分兩種更新：

更新情況	副本的處理方式
主筆記本新增或刪除來源	副本不會因此自動新增或刪除
筆記本引用的 Google Drive 原檔內容修改	若來源仍保留 Drive 連結，可透過來源同步取得更新

各筆記本是獨立的；共同引用 Drive 原檔的更新，與整個筆記本同步是不同的機制。(support.google.com)

Q6：Google Drive 來源可以自動更新，也可以手動更新嗎？

可以。
Google 目前官方說明：從 Drive 匯入的來源會每隔幾分鐘同步，開啟筆記本時也會更新；需要時，可開啟來源，點選「與 Google 雲端硬碟同步」手動更新。
使用者必須保有原檔的存取權限。(support.google.com)
不過，官方複製說明沒有明確交代副本是否一律保留 Drive 更新連結。
因此，複製後應確認來源仍有 Drive 連結或同步選項，再將這個流程正式推廣給同事。下載後重新上傳的檔案，也不能直接視為仍與 Drive 原檔同步。

Q7：允許同事編輯或複製，是否可能讓他再分享給永輝之外的人？

若沒有適用的外部分享限制，就有這個可能。
Google 官方明確說明，編輯者可以將筆記本再分享給其他使用者；「允許複製」本身也不是「只能在公司內使用」的限制。(support.google.com)
因此，不能只靠筆記本的編輯或複製設定，達成禁止對外分享的目的。

Q8：Google Workspace 可以禁止 NotebookLM 對外分享嗎？

Google 官方已公布 NotebookLM 的外部分享管理功能。
管理員將外部分享設為 Off（關閉）後，受該政策管理的使用者不能將筆記本分享給網域外的人。(workspaceupdates.googleblog.com)
永輝仍須由資訊同仁確認公司管理後台已提供此設定，並確認政策涵蓋 GCS 與所有相關同事；目前我們尚未查驗永輝實際的方案及設定。

Q9：關閉外部分享後，同事仍可在公司內編輯、複製嗎？

可以採用「公司內允許編輯、複製；公司外關閉分享」的管理方式。
編輯與複製許可不會解除管理員設定的外部分享限制。
同事以受限制的公司帳號建立副本，也應受該帳號適用的分享政策管理。
建議資訊同仁用測試副本，實際確認原筆記本與副本都無法分享給外部帳號。

Q10：只要使用 @evershinecpa.com，公司所有人都能看到嗎？

不是。
外部分享關閉，只是限制對外分享；公司內部仍要取得筆記本授權。
可以逐一指定同事，或透過指定群組分享。
管理範圍應以 Workspace 組織、網域及政策設定為準。個人 Gmail 帳號不受永輝公司的管理政策控制。

Q11：關閉外部分享，是否能完全防止內容被帶出去？

不能。這項設定限制的是 NotebookLM 分享功能，不能完全阻止使用者複製文字、截圖或匯出內容後再傳送。
Google 官方也提醒：即使關閉「允許複製」，使用者仍可複製自己有權存取的內容。
(support.google.com)

Q12：同事離職時，可以讓他不能再使用嗎？

可以。
若使用公司管理的 Workspace 帳號，離職時應停用帳號、撤銷登入工作階段，並移除筆記本及 Drive 的個別與群組授權。
若只是移除他對 GCS 原筆記本的權限，不要假設他自己建立的副本也會一併失效。
停用公司帳號，才能阻止他繼續以該帳號使用相關專案。帳號刪除前，應先完成專案保留與交接；先前已帶到公司控制範圍外的內容，則無法靠停用帳號收回。

Q13：最適合 GCS 的管理方式是什麼？

建議是：GCS 集中維護 Drive 法規原檔及國家主筆記本，由 GCS 建立客戶專案副本，再授權同事編輯；所有人使用公司帳號，統一關閉外部分享，離職時撤銷帳號與存取權限。
這樣能兼顧法規資料維護、客戶個案研究及專案交接。
正式實施前，先測試「副本 Drive 同步」及「副本禁止外部分享」兩項行為，確認符合公司的管理需求。

官方參考：

• 筆記本建立、分享與複製
• Google Drive 來源與更新方式
• 管理 NotebookLM 外部分享