安全報價＋安全互動＋安全服務＋安全交託

我們鼓勵同仁間互相配搭，快速＂安全報價＂並與客戶＂安全互動＂，提供＂安全服務＂，跨部門不同國家業務”安全交託＂。
Email：tpe4ww@evershinecpa.com

如何”安全報價”？

https://www.evershinecpa.com/wp-content/uploads/2025/12/報價革命_高效協作新模式-3-複製.pdf
即使是一個資深同仁，如果沒有 QIS，每個案例平均需要修改三次報價，通常需要花費約 20 個工作小時。
如果先前在QIS中有類似案例的報價作為參考 ;從首次報價到最終成交，每個案例平均需要修改三次， 在整個專案週期中，準備報價文件僅需不到 0.5 個工作小時。
可大幅節省報價草稿時間約 95%，這就是 QIS 的強大之處。
尤其是當新聘的同事被分配到類似專案時，或著資深同仁被分配到以前沒有碰過的類似專案時，他/她可以比沒有QIS系統時更快地接受培訓，從而勝任新的工作。
浮水印 “Draft” and Remove it through review ，確保”安全報價”。
所有的新聘同事所草擬的報價單，都有浮水印 “Draft”, 必需請所長or資深同事 Review and Click “Confirmed” to remove 浮水印 “Draft”.
only without 浮水印 “Draft”, that quotation can be sent to potential client， 確保“安全報價”。

與客戶＂安全互動＂？

Office 365 Draft 共用信箱設定與共同使用，確保與客戶”安全互動”
1.管理員JJ或所長設定
Microsoft 365 Admin Center >>系統管理 >> Teams 和群組 ＞＞共用信箱 >> 命名。
例如: sharon_Jerry_Dale＞＞新增已共用信箱成員，加 sharonchen and Jerrychu and Dalechen
2.各別同仁之使用
2.1共用信用箱中每個人自己設定
Outlook >>Your email ,在 3個點上面按右鍵 >> 新增共用資料夾或信箱>>新增共用的電子郵件帳戶。
例如: Sharon_Jerry_Dale
2.2、共用信箱的使用
新增》郵件》設定電郵 說明 附件等 >>通知所長寄出 》所長or資深同事 review and revise 後寄出。
在郵件中是由所長Dale Chen 送出，但Contact window 則明確寫明承辦人。
後續的有關和客戶報價文件的修改都必需用“Office 365 Draft 共用信箱“機制，確保與客戶”安全互動“。 

簽約後快速提供＂安全服務＂？

接單後（after Engagement being signed），如為公司登記，工作證，營業證，社醫保證，等專案型服務，要用 DCS 產生「客戶決定事項卡」給客戶。
客戶送回後，要歸檔到 DCS；然後再用 DCS 產生 NRA 與「文件準備清單」。
後續任何已取得、已辦理完成的文件，也都要歸檔到 DCS。
接單後與客戶來往的電郵，仍建議由部門主管搭配承辦人共同寄出。

跨部門不同國家業務如何”安全交託”?

https://www.evershinecpa.com/wp-content/uploads/2025/12/跨境客戶安全交託流程.pdf
常常同一家母公司在海外的許多國家設有子公司，在某一國家(例如甲國家)委託永輝服務， 也滿意永輝服務，當其他國家(例如乙國家)有需要時，也會想要委託我們。
由於在永輝甲國家的負責部門主管(OAM: Outward Account Manager)，可能與乙國家的負責部門主管(IAM: Inward Account Manager )不同。
甲國家的負責部門主管(OAM)不熟乙國家，乙國家的負責部門主管(IAM)不熟該客戶。
那要如何”安全交託”?
首先:
甲國家的負責部門主管(OAM)到QIS 找到乙國家類似的專案，並循求專案授權。
第2:
OAM印出PDF報價單，並拿到ChatGpt, 或 NotebookM去產生參數問卷。
第3:
OAM用上述問卷，去向客戶詢問參數。
第4:
客戶回答提供問卷裡的參數後，OAM輸入永輝QIS 新拷貝的報價專案。
第5:
請乙國家的負責部門主管(IAM)review, 並移除draft 浮水印。
第6:
OAM寄出沒draft 浮水印的報價單給客戶。
最後:
OAM安排IAM， 透過Teams Meeting 一起向客戶報告。

OAM 將會繼續協助IAM把客戶拿下來，IAM有義務盡全力提供落地服務。
以上”安全交託”後， OAM所屬部門，將享有內部介紹部門角色的業績分成。

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